Πολιτική Απορρήτου και Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

Το κείμενο αυτό έχει δύο μέρη. Το Μέρος Α εξηγεί πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα των ανθρώπων που χρησιμοποιούν το Planera for Travel Agencies για λογαριασμό ενός γραφείου. Το Μέρος Β είναι η σύμβαση επεξεργασίας του άρθρου 28 του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) για τα δεδομένα των πελατών του γραφείου. Συμπληρώνει τους Όρους Χρήσης. Για την εφαρμογή ταξιδιωτών ισχύει η γενική Πολιτική Απορρήτου.

Μέρος Α. Τα δεδομένα των χρηστών του γραφείου

Α1. Υπεύθυνος επεξεργασίας

• Επωνυμία: Διονύσιος Στρουμπάκος, ατομική επιχείρηση με διακριτικό τίτλο «Planera AI»
• ΑΦΜ: 170540719, ΔΟΥ: ΚΕΦΟΔΕ Αττικής
• Έδρα: Ίλιον Αττικής, Ελλάδα
• Email: support@planeraai.app, για θέματα δεδομένων privacy@planeraai.app

Α2. Τι συλλέγουμε

• Λογαριασμός: email, όνομα, ρόλος, κρυπτογραφικό αποτύπωμα (hash) του κωδικού, ρυθμίσεις ελέγχου δύο βημάτων. Τον κωδικό σε καθαρή μορφή δεν τον αποθηκεύουμε ποτέ.
• Γραφείο: επωνυμία, λογότυπο, στοιχεία επικοινωνίας, κανόνες τιμολόγησης, ρυθμίσεις πληρωμών.
• Τιμολόγηση: νομική επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, email τιμολογίου, το αναγνωριστικό πελάτη στο Stripe και μια ετικέτα του τρόπου πληρωμής (για παράδειγμα «SEPA ••1234»). Αριθμούς καρτών ή IBAN για τη χρέωση της Planera δεν τους λαμβάνουμε: τους καταχωρείτε στη σελίδα του Stripe.
• Ασφάλεια και χρήση: συνεδρίες, διεύθυνση IP και πρόγραμμα περιήγησης κατά τη σύνδεση, ημερολόγιο ενεργειών (ποιος έκανε τι και πότε), αναφορές σφαλμάτων.
• Επικοινωνία: τα email που ανταλλάσσουμε μαζί σας. Στα email που σας στέλνουμε μπορεί να καταγράφεται αν ανοίχτηκαν, ώστε να ξέρουμε ότι μια σημαντική ειδοποίηση έφτασε.

Α3. Γιατί και με ποια νόμιμη βάση

Α4. Πόσο τα κρατάμε

• Δεδομένα λογαριασμού: όσο ισχύει ο λογαριασμός και έως 30 ημέρες μετά το κλείσιμό του.
• Ημερολόγιο ενεργειών και ασφάλειας: έως 12 μήνες.
• Τιμολόγια και στοιχεία χρέωσης: όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία, κατά κανόνα 5 έως 10 χρόνια.

Α5. Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και αντίρρησης. Γράψτε μας στο privacy@planeraai.app και απαντάμε μέσα σε 30 ημέρες. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

Μέρος Β. Σύμβαση επεξεργασίας για τα δεδομένα των πελατών του γραφείου

Το Μέρος Β ισχύει ανάμεσα στο Γραφείο, ως υπεύθυνο επεξεργασίας, και στην Planera, ως εκτελούσα την επεξεργασία, για όσο χρησιμοποιείται η Υπηρεσία.

Β1. Αντικείμενο

Β2. Υποχρεώσεις της Planera

• Επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο με τις οδηγίες του Γραφείου, δηλαδή τις ενέργειες που κάνουν οι χρήστες του μέσα στην Υπηρεσία και όσα ορίζει αυτή η σύμβαση, εκτός αν ο νόμος απαιτεί κάτι άλλο. Αν θεωρήσει ότι μια οδηγία παραβαίνει τον ΓΚΠΔ, ενημερώνει το Γραφείο.
• Δεν χρησιμοποιεί τα δεδομένα των πελατών για δικό της σκοπό: ούτε για διαφήμιση, ούτε για προφίλ, ούτε για να επικοινωνήσει με τους πελάτες εκτός από τα μηνύματα που στέλνει το Γραφείο μέσω της Υπηρεσίας.
• Όσοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας.
• Βοηθά το Γραφείο να απαντά σε αιτήματα υποκειμένων και στις υποχρεώσεις των άρθρων 32 έως 36 ΓΚΠΔ, στον βαθμό που της αναλογεί.
• Θέτει στη διάθεση του Γραφείου τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αποδειχθεί η συμμόρφωση και διευκολύνει εύλογους ελέγχους, με προειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημερών και με έξοδα του Γραφείου.

Β3. Μέτρα ασφαλείας

• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS) και κατά την αποθήκευση.
• Τα κλειδιά των προμηθευτών και των παρόχων πληρωμών αποθηκεύονται σφραγισμένα με κρυπτογράφηση και δεν εμφανίζονται ποτέ ξανά σε καθαρή μορφή.
• Πλήρης διαχωρισμός ανάμεσα σε γραφεία: κάθε ερώτημα ελέγχει σε ποιο γραφείο ανήκει ο χρήστης.
• Ρόλοι και δικαιώματα ανά χρήστη, έλεγχος δύο βημάτων, όρια προσπαθειών σύνδεσης, ημερολόγιο ενεργειών.
• Οι σύνδεσμοι προσφοράς προς τους πελάτες είναι μοναδικοί, δύσκολοι να μαντευτούν και λήγουν.

Β4. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Το Γραφείο εγκρίνει γενικά τη χρήση των παρακάτω υπεργολάβων. Για κάθε νέο ή αντικατάσταση ενημερώνουμε το Γραφείο τουλάχιστον 30 ημέρες πριν, και το Γραφείο μπορεί να αντιταχθεί για σοβαρό λόγο ή να κλείσει τον λογαριασμό του. Κάθε υπεργολάβος δεσμεύεται με όρους προστασίας ισοδύναμους με αυτή τη σύμβαση.

Δεν είναι υπεργολάβοι της Planera οι προμηθευτές που συνδέει το Γραφείο (GDS, bedbanks, δραστηριότητες, ακτοπλοΐα κ.ά.) ούτε ο δικός του λογαριασμός Stripe ή Viva για τις πληρωμές των πελατών. Σε αυτούς τα δεδομένα στέλνονται με εντολή του Γραφείου, στο πλαίσιο της δικής του σύμβασης μαζί τους.

Β5. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

Όπου υπεργολάβος βρίσκεται εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η διαβίβαση στηρίζεται στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ και ΗΠΑ, όταν ο υπεργολάβος είναι πιστοποιημένος σε αυτό, ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, μαζί με τα τεχνικά μέτρα της ενότητας Β3.

Β6. Παραβίαση δεδομένων

Αν η Planera αντιληφθεί παραβίαση που αφορά δεδομένα του Γραφείου, το ενημερώνει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και το αργότερο μέσα σε 48 ώρες, με όσα στοιχεία έχει: τι συνέβη, ποια δεδομένα και πόσα πρόσωπα αφορά, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που πήρε. Η γνωστοποίηση στην Αρχή και στα υποκείμενα, όπου χρειάζεται, γίνεται από το Γραφείο, με τη βοήθειά μας.

Β7. Αιτήματα υποκειμένων

Αν ένας πελάτης του Γραφείου απευθυνθεί σε εμάς, τον παραπέμπουμε στο Γραφείο και το ενημερώνουμε, χωρίς να απαντήσουμε οι ίδιοι στην ουσία, εκτός αν μας το ζητήσει το Γραφείο.

Β8. Λήξη, επιστροφή και διαγραφή

Όταν κλείσει ο λογαριασμός, το Γραφείο έχει 30 ημέρες για να κατεβάσει τις προσφορές του. Μετά διαγράφουμε τα δεδομένα των πελατών του, και τα αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται με τον κανονικό κύκλο τους, το αργότερο μέσα σε 90 ημέρες. Κρατάμε μόνο όσα μας υποχρεώνει ο νόμος να κρατήσουμε.

Αλλαγές και επικοινωνία

Αν αλλάξουμε ουσιωδώς αυτό το κείμενο, ενημερώνουμε το Γραφείο και ζητάμε ξανά την αποδοχή του, όπως ορίζουν οι Όροι Χρήσης. Για κάθε θέμα δεδομένων: privacy@planeraai.app.